Dokumentenmanagement

• Was erwarte ich von DMS?
• Übersicht

Was erwarte ich von DMS?

Ich suche hier eine Lösung für Privatpersonen, die nicht gleich tausende Euros kostet. Viel ist sehr überdimensioniert und ich bin keine Firma, brauche aber dennoch eine gewisse Sortierung

Unsortiert

• OCR und automatische Erkennung von Metadaten - also Absender, Empfänger, Dokumententyp, Betrag und Kontodaten.
• PDF-Inhaltssuche
• Import anderer Dateiformate (inkl. Konvertierung und Speicherung in einem gleichen Dateiformat)
• Bulk-Import und Deduplizierung nach Import
  • auch größere Datenmengen, z.B. auch Drag'n'Drop von 10-20k files.
• Import als Background-Task ohne UI zu blockieren
• Alle Filtermöglichkeiten, nach Zeitspanne und eigentlich allen Metadaten
• Entweder als Cloudlösung, oder mit Anbindung von WebDAV und anderen Speicherlösungen
• Fähigkeit auch größere Datenmengen (>10 - 20 GB) schnell auch als PDF-Inhalt durchsuchen zu können.
• Import von Datenmengen weit größer als System-RAM ohne Anwendungs-Freeze

Sortiert

1. Dokument, per Drag'n'drop oder per Postfachzugriff oder Ordnerüberwachung importiert
2. Automatisches OCR und Erkennung von Dokumentendaten (Rechnungsnummer, Abesender, Empfänger, Dokumenttyp, Datum etc.)
3. Posteingang zur Nachkontrolle von Step 2.
4. Archiv mit Volltext-PDF-Inhaltssuche, auch skaliert auf größere Datenmengen

Übersicht

0 = neutral
- = negativ
+ = positiv

•  Fileee
  • + 3 € mtl. mit guter Free-Variante (bei monatlich 20er Upload-Quota)
    
  • 0 Eigene Website, ausschließlich Online
  • - Differenzen zwischen App und Website (auch vom Inhalt her)
• Docutain
  • - Kein Dedup, nur Metadaten-Dopplungserkennung
  • - Keine automatisch erkannten Dokumentendaten bei Ordner-Import
  • + benötigt eigene Storagelösung
  • + Arbeit direkt in Nextcloud per WebDAV ohne lokale Files
  • - Keine großen Dokumentkörbe, nach Ordnerimport alles eins zum manuell durchqualifizieren
• EcoDMS
  • + Einmalig 90 €
  • - Server + Client mit etwa 1 GB Größe sehr großes Softwarepaket
  • - Netzwerkfernzugriff default-on im Installer
  • 0 PostgreSQL
  • 0 Ich kann intuitiv keinen Workflow erkennen
• amagno
  • - Realistisch erst ab 40€ pro Monat
• Amazon WorkDocs
  • + 5€ mtl. 1 User

Alles in allem komme ich von Fileee womöglich nicht runter, weil ich es womöglich schon seit Jahren verwende. Im Gegensatz dazu sieht der Workflow in Docutain ähnlich aus, dort vermisse ich aber die entsprechende automatische Vorqualifizierung.